Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Última actualización: 23 de octubre de 2026

Esta política explica cómo [Razón social de Martinez Velez Asociados] (en adelante, «Martinez Velez Asociados» o «nosotros») recolecta, usa, almacena, comparte y protege los datos personales tratados a través de Watson, la plataforma de gestión legal con inteligencia artificial disponible en este sitio. La adoptamos en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: [Razón social de Martinez Velez Asociados]
• NIT: [NIT]
• Domicilio: [Dirección], [Ciudad], Colombia
• Correo para asuntos de datos personales: [email protected]

2. A quién aplica y en qué calidad tratamos los datos

Watson lo usan empresas (departamentos legales, firmas de abogados y abogados independientes) que contratan el servicio. Según el tipo de dato, actuamos en dos calidades distintas:

• Como responsables, de los datos de las personas que usan Watson: nombre, correo, rol y uso de la plataforma, y de quienes nos contactan o solicitan una demostración.
• Como encargados, de la información que cada empresa cliente registra o conecta a Watson: casos, clientes, contrapartes, documentos, correos, eventos de calendario y registros de horas. En ese caso, la empresa cliente es la responsable del tratamiento frente a esas personas, y nosotros tratamos esos datos solo por su cuenta y según sus instrucciones, para prestarle el servicio.

3. Datos que tratamos

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, empresa, rol y perfil de especialidad que el usuario o su empresa registran.
• Información de los casos: títulos, descripciones, números de radicado, nombres de clientes y partes, tareas, fechas límite, documentos cargados y registros de horas.
• Correo electrónico y calendario, solo si el usuario o su empresa conectan una cuenta de Google o de Microsoft 365. Watson accede con permisos de solo lectura: remitente, destinatarios, asunto, fecha y contenido de los correos de la bandeja de entrada, y título, fecha, hora y lugar de los eventos del calendario. Watson no envía, borra ni modifica correos o eventos.
• Información de expedientes públicos: datos de los procesos que la empresa decide seguir, consultados en portales judiciales y de entidades públicas a partir de la referencia que registra.
• Datos técnicos: dirección IP y navegador asociados a cada sesión, y registros de actividad necesarios para la seguridad y el funcionamiento del servicio.

Watson no está dirigido a niñas, niños ni adolescentes, y no recolectamos de forma intencional datos de menores como usuarios de la plataforma. Los datos sensibles que eventualmente aparezcan en los casos (por ejemplo, de salud en una tutela) se tratan solo por cuenta de la empresa cliente y para la finalidad del caso.

4. Para qué usamos los datos

• Prestar el servicio: crear y gestionar casos y tareas, calcular plazos, organizar la agenda y generar reportes.
• Analizar los correos entrantes para clasificarlos, asociarlos a un caso, detectar actuaciones y plazos, señalar riesgos, asignarlos al abogado indicado y proponer borradores de respuesta.
• Preparar el informe diario de pendientes («Mi día») y enviarlo por correo al usuario.
• Consultar los portales judiciales y de entidades públicas para el seguimiento de los expedientes que la empresa registra, caso a caso y con fines informativos.
• Responder las preguntas que el usuario hace en el chat sobre la información de sus casos.
• Administrar las cuentas, dar soporte, mantener la seguridad, prevenir el uso indebido y cumplir obligaciones legales.
• Contactar a quienes soliciten una demostración o información comercial.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.

5. Datos de usuario de Google

Cuando un usuario conecta su cuenta de Google, Watson solicita acceso de solo lectura a Gmail (gmail.readonly) y a Google Calendar (calendar.readonly), además de su dirección de correo, únicamente para las finalidades descritas en la sección 4 y en beneficio del propio usuario y de su empresa.

El uso y la transferencia que Watson haga de la información recibida de las API de Google se ajustarán a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. En particular:

• Usamos los datos de Gmail y Calendar solo para ofrecer o mejorar las funciones de Watson que el usuario ve y usa.
• No transferimos esos datos a terceros, salvo a los proveedores que nos ayudan a prestar esas funciones (sección 6), cuando sea necesario para la seguridad o por obligación legal.
• No usamos esos datos para publicidad, ni los vendemos, ni los usamos para determinar solvencia crediticia o con fines de préstamo.
• Ninguna persona lee esos datos, salvo con el consentimiento expreso del usuario para un caso concreto (por ejemplo, soporte), por seguridad, por obligación legal o cuando estén agregados y anonimizados para operaciones internas.
• No usamos esos datos para entrenar modelos generales de inteligencia artificial.

El usuario puede revocar el acceso en cualquier momento desde Watson (Integraciones → Desconectar) o desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google. Lo mismo aplica a las cuentas de Microsoft 365.

6. Con quién compartimos los datos

Compartimos datos solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, que actúan como encargados y están obligados a protegerlos:

• Proveedores de inteligencia artificial (Anthropic, OpenAI y Google), para analizar correos y documentos, generar resúmenes, planes y respuestas, y vectorizar documentos para el chat. Usamos sus servicios empresariales por API, cuyas condiciones excluyen el uso de los datos enviados para entrenar sus modelos.
• Infraestructura: alojamiento de la aplicación, base de datos, almacenamiento de archivos y envío de correos.
• Resolución de CAPTCHAs (2Captcha), cuando un portal público la exige para consultar un expediente. Solo se le envía la imagen o la página del CAPTCHA, no información de los casos.

También podremos compartir datos cuando lo exija una autoridad competente o una norma, o para proteger nuestros derechos o la seguridad de los usuarios.

7. Transferencia internacional

Algunos de los proveedores anteriores procesan o almacenan datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Esas transferencias se hacen bajo contratos que exigen niveles adecuados de protección, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

8. Cómo protegemos los datos

• Las conexiones viajan cifradas (HTTPS), y las credenciales de acceso a Google y Microsoft se guardan cifradas.
• Cada empresa tiene un espacio separado, y los permisos de cada usuario dependen de su rol.
• El acceso del equipo de Martinez Velez Asociados a la información de las empresas cliente se limita a lo necesario para dar soporte y queda registrado.

9. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos mientras la empresa cliente mantenga su cuenta y durante el tiempo que exijan las obligaciones legales o contractuales. Al terminar el servicio, la empresa puede solicitar la exportación de su información; después la eliminamos o anonimizamos en un plazo razonable, salvo lo que debamos conservar por ley. Los datos de un correo o calendario desconectado dejan de actualizarse desde ese momento.

10. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste, salvo cuando no se requiera.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

Si tus datos llegaron a Watson porque una empresa cliente los registró (por ejemplo, como cliente o contraparte en un caso), esa empresa es la responsable: puedes dirigirte a ella, o a nosotros, y trasladaremos tu solicitud.

11. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a [email protected] indicando tu nombre, tu documento de identidad, la solicitud y un medio de contacto.

• Consultas: las respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): los atendemos en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

12. Cookies

Watson usa únicamente las cookies necesarias para mantener la sesión iniciada y proteger los formularios. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si los cambios son sustanciales, lo informaremos a los usuarios por correo o dentro de Watson.